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[Tutorial] - ¿Como puedes ordenar tus recuerdos automaticamente?

[Tutorial] - ¿Como puedes ordenar tus recuerdos automaticamente?

Este sistema automatiza la organización de tus fotos y archivos en Google Drive, renombrándolos con formato de fecha y moviéndolos a carpetas organizadas por año y mes.

Flujo de operaciones

Flujo de operaciones

Prerrequisitos

El sistema funciona con 2 cuentas para que sea efectivo.

  1. Cuenta A (Tu cuenta principal): Aquí es donde subes las fotos desde tu celular o PC a la carpeta de “bandeja de entrada”.
  2. Cuenta B (La nueva de almacenamiento): Aquí es donde vivirá el script, donde se guardarán los archivos permanentemente y la que pondrá el espacio de 15GB.

Configuración Inicial

Paso 1: Configuración de Carpetas

1.1 En tu Cuenta A:

  • Crea una carpeta llamada BANDEJA_RECUERDOS. Paso 1.1
  • Haz clic derecho -> Compartir -> Escribe el correo de tu Cuenta B. Paso 1.2
  • IMPORTANTE: Asegúrate de que tenga permiso de Editor.
  • Copia el ID de esta carpeta (está en la URL después de folders/). Paso 1.3

1.2 En tu Cuenta B:

  • Crea una carpeta llamada MIS_RECUERDOS_GUARDADOS (recomiendo ponerlo con el sufijo de año ej: MIS_RECUERDOS_GUARDADOS_2026). Paso 1.4
  • Copia el ID de esta carpeta. Ver imagen anterior de como encontrarlo

Paso 2: El Script Principal

Entra a script.google.com con la Cuenta B, crea un “Nuevo Proyecto” y pega este código:

Paso 2.1

// ==========================================
// CONFIGURACIÓN (RELLENA ESTOS DATOS)
// ==========================================
const ID_CARPETA_ENTRADA = 'ESCRIBE_AQUI_EL_ID_DE_LA_CUENTA_A';
const ID_CARPETA_DESTINO_FINAL = 'ESCRIBE_AQUI_EL_ID_DE_LA_CUENTA_B';
// ==========================================

function ejecutarOrganizacion() {
  const bandejaEntrada = DriveApp.getFolderById(ID_CARPETA_ENTRADA);
  const destinoRaiz = DriveApp.getFolderById(ID_CARPETA_DESTINO_FINAL);
  const archivos = bandejaEntrada.getFiles();

  const meses = ["01-Enero", "02-Febrero", "03-Marzo", "04-Abril", "05-Mayo", "06-Junio", 
                 "07-Julio", "08-Agosto", "09-Septiembre", "10-Octubre", "11-Noviembre", "12-Diciembre"];
  
  const diasSemana = ["Domingo", "Lunes", "Martes", "Miércoles", "Jueves", "Viernes", "Sábado"];

  while (archivos.hasNext()) {
    let archivo = archivos.next();
    let fecha = archivo.getDateCreated();
    
    // 1. Datos de la fecha
    let anio = fecha.getFullYear();
    let mesNum = ("0" + (fecha.getMonth() + 1)).slice(-2);
    let diaNum = ("0" + fecha.getDate()).slice(-2);
    let nombreDia = diasSemana[fecha.getDay()];
    let semanaMes = Math.ceil(fecha.getDate() / 7);

    // 2. Crear nuevo nombre según tu plantilla
    let fechaFormato = anio + "-" + mesNum + "-" + diaNum;
    let nombreOriginal = archivo.getName();
    let nuevoNombre = `[${fechaFormato}] - ${nombreDia} - Sem.${semanaMes} - ${nombreOriginal}`;

    // 3. Organizar carpetas
    let nombreMes = meses[fecha.getMonth()];
    let carpetaAnio = obtenerOCrear(destinoRaiz, anio.toString());
    let carpetaMes = obtenerOCrear(carpetaAnio, nombreMes);

    // 4. TRASPASAR PROPIEDAD (Copia a B y borra de A)
    // Al hacer copia desde la Cuenta B, el nuevo archivo le pertenece a B
    let copia = archivo.makeCopy(nuevoNombre, carpetaMes);
    
    console.log("Archivo procesado y movido: " + nuevoNombre);
  }
}

function obtenerOCrear(padre, nombre) {
  let carpetas = padre.getFoldersByName(nombre);
  return carpetas.hasNext() ? carpetas.next() : padre.createFolder(nombre);
}

Paso 2.2

Paso 2.5: Script de Limpieza

Seguiremos usando el script de la Cuenta B para copiar y organizar (porque así la Cuenta B se adueña del espacio), pero crearemos un mini-script en la Cuenta A que solo se encargue de limpiar la bandeja de entrada una vez que los archivos ya fueron copiados.

Entra a script.google.com desde tu Cuenta Principal (A) y pega esto:

function limpiarBandejaEntrada() {
  const ID_BANDEJA = 'TU_ID_DE_BANDEJA_DE_ENTRADA'; 
  const carpeta = DriveApp.getFolderById(ID_BANDEJA);
  const archivos = carpeta.getFiles();
  
  while (archivos.hasNext()) {
    let archivo = archivos.next();
    // Como este script corre en la Cuenta A, aquí SÍ tiene permiso para borrar
    archivo.setTrashed(true);
    console.log("Eliminado de la bandeja: " + archivo.getName());
  }
}

Paso 2.5

Paso 3: Autorización y Prueba

  1. En el editor de la Cuenta B, dale al botón Ejecutar.
  2. Te pedirá permisos. Es vital que aceptes todos (Configuración avanzada -> Ir a proyecto no seguro).
  3. Si tenías algún archivo de prueba en la Cuenta A, verás cómo desaparece de ahí y aparece mágicamente en la Cuenta B con el nuevo nombre.

Paso 3.1

Paso 4: Automatización

4.1 Activador para el Script de la Cuenta B

En el menú de la izquierda (el reloj), añade un Activador:

  • Función: ejecutarOrganizacion
  • Fuente: Según tiempo
  • Tipo: Temporizador de día
  • Hora: De 2 a 3 AM (así se procesa mientras duermes).

Paso 4.1

Paso 4.2

4.2 Activador para el Script de la Cuenta A

En el script de la Cuenta A, añade un activador para que se ejecute una hora después que el script de la Cuenta B.

  • Si el de la Cuenta B corre a las 2:00 AM, pon este a las 3:00 AM.

Paso 4.3

Paso 5: El Toque Final

Para que no tengas que estar entrando a la Cuenta B para ver tus fotos:

  1. En la Cuenta B, haz clic derecho en la carpeta MIS_RECUERDOS_GUARDADOS -> Compartir.
  2. Pon el correo de tu Cuenta A (con permiso de Lector).
  3. Entra a tu Cuenta A (en la web o PC).
  4. Ve a “Compartido conmigo”, busca esa carpeta, haz clic derecho y selecciona “Añadir acceso directo a Drive”.

Paso 5.1

Manual de Actualización Anual

Ejemplo: Pasando de 2026 a 2027

1. En la Cuenta del año que termina (Cuenta 2026)

  1. Entra a script.google.com.
  2. Ve al icono del Reloj (Activadores).
  3. Haz clic en los tres puntos y elige Eliminar activador.
  4. Listo, esta cuenta ya no tocará nada de la bandeja de entrada.

2. En la Cuenta del año nuevo (Cuenta 2027)

  1. Crea tu nueva carpeta MIS_RECUERDOS_2027.
  2. Copia el Script de la cuenta anterior y pégalo en un nuevo proyecto de esta cuenta.
  3. Actualiza el ID de la carpeta destino (el de MIS_RECUERDOS_2027). El ID de la bandeja de entrada sigue siendo el mismo de siempre.
  4. Dale a Ejecutar una vez para autorizar los permisos.
  5. Crea el Activador (Reloj) para que corra cada madrugada.
  6. Comparte la carpeta MIS_RECUERDOS_2027 con tu Cuenta Principal (A).

3. En tu Cuenta Principal (A)

  1. Ve a “Compartido conmigo”, busca la nueva carpeta de 2027 y crea el Acceso directo en tu unidad principal.
  2. (Recomendable) Borra el acceso directo del año anterior si ya no quieres verlo ahí, aunque no estorba.

Notas Importantes

Sobre las fechas

Como acordamos que el script usará la fecha de Subida/Creación en Drive:

  • Si subes algo el 2 de enero, pero la foto era del 30 de diciembre, el script la pondrá en Enero.
  • Consejo: Si tienes fotos acumuladas de fin de año, deja que el script de 2026 corra hasta el 2 o 3 de enero antes de apagarlo, para que termine de procesar los “resquicios” del año anterior.

Sobre el cambio de año

Cuando termine el año (ej. el 31 de diciembre o 1 de enero):

  1. Entras a los Activadores (el reloj) de la Cuenta 2026 y eliminas el activador. El script se queda ahí, pero ya no “despierta” cada noche.
  2. Configuras el script en la Cuenta 2027 y activas su reloj.

Animate a darle una ⭐ en Github: https://github.com/YamilAyma/setup-recuerdos-gdrive-automatico-script